Gestionar una col·lecció paleontològica com la que custodia l’ICP, amb més de 200.000 registres i que augmenta anualment en uns 22.000 fòssils dipositats, implica la recepció, inventari i emmagatzemament de cents de peces cada mes. A aquestes tasques cal afegir les més de 200 consultes anuals d’investigadors que comporten moviments d’unes 8.000 peces.

Per optimitzar el temps dedicat a la gestió, l’equip de col·leccions de l’ICP ha engegat un projecte tecnològic pioner a l’Estat i a Europa, basat en un sistema de radiofreqüència passiva. Els resultats de la primera fase d’implementació, que s’ha fet en els darrers mesos a l’ICP, es van presentar davant la comunitat internacional congregada al Segon Workshop de Conservació en Ciències Naturals celebrat el passat mes de maig a Sabadell. Amb aquests resultats s’han posat les bases per desenvolupar un producte a mida per la gestió de col·leccions en museus, que Saident té previst comercialitzar per a posar-lo a l’abast de totes les institucions.

La gestió eficient i segura d’una col·lecció necessita bones instal·lacions i un personal tècnic preparat. Malgrat tot, hi ha altres factors a tenir en compte: el temps per a inventariar i documentar cada peça, i la necessitat de cometre els mínims errors possibles –donat que en una col·lecció d’aquestes dimensions una errada pot voler dir “perdre” una peça entra la multitud.

Aquest projecte, que vol aprofitar l’avanç tecnològic dels darrers anys en sistemes d’identificació digital, s’inicia el 2009 i el lidera Laura Celià, cap del Departament de Gestió de Col·leccions de l’ICP que ens explica una mica el projecte: “Els dos puntals en els quals se sustenta el bon maneig d'una col·lecció són una correcta documentació i una eficaç gestió d'ubicacions. Amb el projecte RFID ens fiquem en la part més interessant i innovadora: identificar cada peça de la nostra col·lecció amb etiquetes que incorporen un xip de radiofreqüència, i que ens permetran saber què i on: és a dir, quines peces tenim i on estan.”

La tecnologia escollida és coneguda com RFID, per les sigles d'identificació per radiofreqüència en anglès. Amb aquest projecte s'inicia una nova línia de treball en la implantació de tecnologies digitals en museus a l'Estat, ja que no hi ha encara cap equip que gestioni una col·lecció usant aquesta tècnica.

Encara que la RFID és una tecnologia molt madura en àmbits com la seguretat o el transport de béns patrimonials, fins ara ningú l'ha usat per gestionar la col·lecció d'un museu. Això va portar l’ICP a construir aquest projecte d'innovació en col·laboració amb Saident RFID Soluciones, donada la seva experiència en sistemes RFID en camps com la distribució i logística o la gestió de cellers o hospitals.

La primera prova pilot s'ha realitzat amb 422 registres, que configuren una mostra del 1% de la col·lecció, i amb una comunicació de dades inicialment unidireccional –des de la base de dades de gestió cap al sistema RFID. L'objectiu era posar a prova tres tipus d'etiquetes que s'usaran per identificar diferents materials en funció de la seva grandària.

Abans de triar aquesta metodologia es van sospesar també altres dues: els codis de barres, com l’EAN (European Article Number) que actualment s'usa en excavacions arqueològiques, i les matrius de dades, entre les quals els codis QR són les més en boga. No obstant això ambdues tecnologies, més enllà de consideracions de tendències tecnològiques, necessiten un contacte visual entre el lector i l'etiqueta. En el cas de l’ICP, aquest contacte no és viable donada l'enorme col·lecció i el seu sistema de magatzematge.

Les tecnologies basades en radiofreqüència, en canvi, permeten emmagatzemar i recuperar dades de forma remota gràcies a que les etiquetes incorporen un petit xip amb informació de la peça i una antena que transmet i rep informació per radiofreqüència. Aquestes poden ser actives, amb una bateria que els permet transmetre de forma autònoma senyals, o passives si necessiten d'un camp electromagnètic extern per a la transmissió de dades. En aquest projecte es va escollir un sistema RFID amb targetes passives, atès que suposava un estalvi important en la implementació del projecte.

L’ICP i Saident inicien ara la segona fase del projecte que es preveu pugui presentar resultats a principis de l'any que ve.

La col·lecció del ICP

La col·lecció paleontològica de l’Institut Català de Paleontologia Miquel Crusafont, a Sabadell, conté més de 200.000 registres i cada any rep prop de 22.000 fòssils en dipòsit. És la col·lecció de vertebrats fòssils més important d'Europa, i acull una tipoteca d'uns 200 espècimens.

Aquesta col·lecció inclou fòssils, de grandàries en una escala que va del mil·límetre al metre; material actual que els investigadors usen per comparar amb espècies actuals que coneixem millor; i motlles i còpies d'algunes peces. Els fòssils daten entri fa 240 milions d'anys i fa uns 10.000 anys. L'origen de les peces és divers, encara que predominen els materials de les conques catalanes i de la resta de la Península Ibèrica, però també hi ha materials provinents de la resta d'Europa, el nord d'Àfrica i els Estats Units.